Contrats électroniques : vérification BCE automatique et signature

En bref

Le module Contrats de Company Belgium permet de rédiger, signer et archiver des contrats électroniques avec vérification automatique des données BCE du signataire avant envoi. L'éditeur TipTap, les templates multilingues, les relances automatiques à J+3 et J+7, et la génération PDF sont inclus. Une signature qualifiée eIDAS est prévue pour les secteurs régulés.

Le contrat, le grand absent

Le contrat, c'est l'artefact qui manque à presque tous les CRM et logiciels de facturation. On rédige dans Word, on exporte en PDF, on envoie par e-mail, on relance manuellement, on archive sur le NAS. Chaque étape est une occasion de perdre une version ou un signataire.

Nous avons décidé de traiter le contrat comme un vrai objet produit, avec un atout que peu d'outils offrent : vérifier automatiquement les données BCE/KBO du signataire avant la signature.

Des templates qui vivent

Un contrat commence presque toujours par un template : NDA, mandat, CGV spécifiques, convention de partenariat. Dans Company Belgium, les templates sont des objets de première classe, réutilisables, versionnés et multilingues (FR/NL/EN).

Les variables s'injectent automatiquement depuis les données BCE du client : dénomination légale exacte, numéro d'entreprise, adresse du siège social, forme juridique, représentant légal si disponible. Fini les contrats avec un nom d'entreprise mal orthographié ou un n° BCE obsolète. Pour comprendre la structure des données BCE qui alimentent ces variables, consultez notre guide sur la recherche d'entreprise belge par numéro BCE.

L'éditeur TipTap

Nous avons choisi TipTap comme éditeur WYSIWYG. HTML propre, extensions riches (tableaux, listes imbriquées, code, citations), rapide même sur un contrat de trente pages. L'historique est sauvegardé à chaque modification.

Vérification BCE avant signature

C'est la brique différenciante. Avant d'envoyer un contrat à signature, le moteur interroge l'API BCE en temps réel pour vérifier :

• Que l'entreprise est toujours active (statut AC).

• Que l'adresse du siège n'a pas changé.

• Qu'aucune procédure collective récente n'est enregistrée.

• Que le représentant légal cité existe bien dans les registres publics.

Si un signal est anormal, l'utilisateur reçoit un avertissement et peut choisir de reporter ou d'annuler l'envoi. Pour les secteurs sensibles (immobilier, services financiers, AML), c'est une protection importante — les obligations légales spécifiques sont détaillées dans notre guide sur la vérification KYC automatisée par API.

Signature et relances

Le signataire reçoit un e-mail dans sa langue (FR/NL/EN) avec un lien unique. Tant qu'il n'a pas signé, des relances automatiques partent à J+3 et J+7 — configurables par template. Une fois signé, le PDF est renvoyé à l'émetteur et au signataire, et archivé sur la fiche contrat.

Un endpoint dédié permet aussi de renvoyer manuellement le PDF signé à un client qui l'aurait égaré.

Permissions et rôles

• Lecteur — peut voir mais pas modifier.

• Rédacteur — peut modifier et sauvegarder.

• Validateur — peut marquer « prêt à envoyer ».

• Émetteur — peut déclencher l'envoi au signataire.

Cela évite qu'un brouillon parte par erreur dans les équipes commerciales qui jonglent avec beaucoup de contrats ouverts.

Et ensuite ?

La prochaine brique : signature qualifiée eIDAS (itsme en Belgique, certificats qualifiés à travers l'UE). La signature simple actuelle couvre déjà la plupart des usages B2B, mais nous voulons offrir le niveau supérieur pour les secteurs régulés. Pour les flux de facturation liés aux contrats, découvrez aussi la facturation électronique Peppol obligatoire en Belgique dès 2026 et la validation TVA intracom automatique.