Conditions d'utilisation

1. Objet et champ d'application

Les présentes Conditions définissent les droits et obligations des parties dans le cadre de l'accès et de l'utilisation des Services CompanyBelgium. Elles s'appliquent à tout Utilisateur, qu'il accède aux Services via le site web, le portail de gestion, les applications mobiles ou l'API. Elles complètent, le cas échéant, les conditions particulières propres à un plan d'abonnement ou à un module. En cas de contradiction, les conditions particulières priment sur les présentes Conditions générales.

2. Définitions

Aux fins des présentes Conditions : « CompanyBelgium » désigne la plateforme et les services édités par Espero-Soft Informatiques SRL ; « Services » désigne l'ensemble des fonctionnalités proposées, en ce compris l'API et les Modules ; « Module » désigne une fonctionnalité activable (CRM, Facturation, Comptabilité, Conformité, Ressources humaines, Recrutement, Site web, Automatisations, Collaboration, etc.) ; « Organisation » désigne l'entité (entreprise ou indépendant) titulaire du compte ; « Utilisateur » ou « Membre » désigne toute personne physique accédant aux Services au nom d'une Organisation ; « Contenu Client » désigne les données, fichiers et informations téléversés ou générés par l'Utilisateur ; « Données BCE » désigne les données publiques issues de la Banque-Carrefour des Entreprises.

3. Description des services

CompanyBelgium est, d'une part, une API RESTful donnant accès aux données publiques de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO) du SPF Économie de Belgique et, d'autre part, une plateforme modulaire de gestion d'entreprise. Les Modules disponibles couvrent notamment la relation client et la veille commerciale (CRM, Veille BCE, agenda, événements, courrier), la facturation (devis, factures, contrats, déclaration TVA), la comptabilité (plan comptable belge, écritures, états financiers, immobilisations), la conformité (intelligence financière, AML / KYC), les ressources humaines et la paie, le recrutement, la création de site web, les automatisations et la collaboration d'équipe. Chaque Organisation active les Modules dont elle a besoin, dans les limites de son plan d'abonnement. CompanyBelgium est un service de recherche, de consultation et de gestion ; il ne constitue pas un service de création d'entreprises.

4. Utilisation autorisée

Vous vous engagez, pour vous-même et pour tout membre de votre organisation, à :

• Utiliser la Plateforme et l'API de manière responsable et conforme aux lois belges et européennes applicables
• Respecter les limites de requêtes (rate limiting) et les quotas associés à votre plan
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité, d'authentification ou de contrôle d'accès
• Ne pas utiliser les Services à des fins illégales, frauduleuses, trompeuses ou contraires à l'éthique
• Ne pas revendre, sous-licencier ou redistribuer l'accès aux Services ou à l'API sans autorisation écrite
• Ne pas mettre en œuvre de collecte massive, d'extraction systématique ou de scraping au-delà des quotas autorisés
• Ne téléverser que des données et contenus pour lesquels vous disposez des droits et bases légales nécessaires
• Ne pas téléverser de contenu illicite, diffamatoire, malveillant ou portant atteinte aux droits de tiers
• Mentionner la source « Données publiques BCE/KBO — SPF Économie » lors de toute réutilisation publique des données d'entreprises
• Préserver la confidentialité des accès de votre organisation et de ses membres
• Ne pas porter atteinte à la réputation, à la sécurité ou aux intérêts légitimes de CompanyBelgium ou de ses utilisateurs
• Ne pas utiliser les Services, leurs résultats, les documents générés ni les données accessibles via la Plateforme ou l'API — en tout ou en partie — pour l'entraînement, l'affinement, le test, l'évaluation ou la validation d'un modèle ou d'un système d'intelligence artificielle (notamment grands modèles de langage et systèmes génératifs), sauf accord écrit préalable et exprès de CompanyBelgium
• Ne pas incorporer (frame, iframe), cadrer, ni établir de lien profond (deep-link) automatisé vers les pages internes de la Plateforme sans accord écrit préalable, à l'exception d'un partage individuel et ponctuel à des fins légitimes

5. Inscription, compte et vérification d'identité

L'accès aux Services nécessite la création d'un compte rattaché à une Organisation. Vous garantissez que les informations fournies lors de l'inscription sont exactes, complètes et tenues à jour. Certaines fonctionnalités sont subordonnées à la vérification de votre identité ou de celle de votre Organisation ; tant que cette vérification n'est pas effectuée, l'accès aux Services peut être limité. Le titulaire du compte est responsable de la gestion des Membres qu'il invite, des rôles et permissions qui leur sont attribués, ainsi que de toute activité réalisée sous le compte de l'Organisation. Vous devez avoir la capacité juridique de contracter et, lorsque vous agissez pour le compte d'une personne morale, disposer du pouvoir de l'engager.

6. Données personnelles de tiers — sous-traitance

Dans le cadre des modules CRM, Facturation, Comptabilité, Conformité, Ressources humaines et Recrutement, vous êtes susceptible de téléverser et de traiter des données à caractère personnel relatives à des tiers (clients, prospects, dirigeants, employés, candidats, fournisseurs). Pour ces traitements, vous agissez en qualité de responsable du traitement et CompanyBelgium agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. À ce titre :

• CompanyBelgium ne traite ces données que sur instruction documentée du Client et pour les seules finalités d'exécution des Services
• CompanyBelgium met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données
• CompanyBelgium veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité
• CompanyBelgium peut recourir à des sous-traitants ultérieurs (hébergement, paiement, envoi d'e-mails) présentant des garanties suffisantes, et en informe le Client
• CompanyBelgium assiste le Client, dans la mesure du possible, pour répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées et aux obligations de sécurité et de notification
• Au terme du contrat, CompanyBelgium restitue ou supprime les données personnelles concernées, sous réserve des obligations légales de conservation

7. Module CRM, Veille BCE et gestion commerciale

Les Modules CRM et Veille BCE vous permettent de gérer vos clients, prospects, opportunités commerciales, tâches, rendez-vous, événements et courriers, ainsi que de surveiller les évolutions d'adresses et de dirigeants dans la BCE. Vous êtes seul responsable de l'exactitude des données saisies, de la licéité de vos démarches de prospection — notamment au regard du RGPD et de la réglementation relative aux communications électroniques non sollicitées — et du respect des droits des personnes concernées. La synchronisation avec des services tiers (agendas, messagerie) s'effectue sous votre responsabilité et selon les conditions de ces services. L'organisation d'événements publics et la collecte d'inscriptions relèvent de votre seule responsabilité.

8. Module Facturation, Devis et Contrats

Le Module Facturation vous permet d'émettre des devis, factures, notes de crédit et contrats, de gérer votre catalogue d'articles, vos fournisseurs et votre déclaration de TVA, et de recourir à la signature électronique et à la facturation électronique. Vous êtes seul responsable du contenu, de l'exactitude, de la numérotation, des mentions légales obligatoires, du calcul de la TVA et de la conformité fiscale des documents émis. CompanyBelgium met à disposition un outil de génération et de transmission, mais ne fournit aucun conseil fiscal ou juridique et ne garantit pas la conformité des documents à votre situation particulière. La valeur probante de la signature électronique et de la facturation électronique dépend du respect des conditions légales applicables, qu'il vous appartient de vérifier.

9. Module Conformité AML / KYC

Le module Conformité (Intelligence financière, AML / KYC) met à votre disposition des outils d'évaluation des risques, d'identification des bénéficiaires effectifs (UBO) et de préparation des déclarations à la CTIF. Ce module est un outil d'aide et ne se substitue pas à vos obligations légales. Vous reconnaissez et acceptez que :

• Si vous êtes une entité assujettie au sens de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, vous demeurez seul responsable du respect de vos obligations légales
• Les analyses, scores de risque et alertes générés par le module sont fournis à titre indicatif et ne constituent ni un avis juridique ni une décision de conformité
• Il vous appartient de vérifier, valider et compléter les évaluations avant toute décision d'entrée en relation d'affaires ou de poursuite de celle-ci
• La décision de procéder ou non à une déclaration de soupçon auprès de la CTIF relève de votre seule appréciation et responsabilité
• Les données issues de sources externes (BCE/KBO, NBB/CBSO, listes de sanctions, registres publics) peuvent être incomplètes, obsolètes ou erronées
• Vous êtes responsable de la conservation des pièces et évaluations selon les durées légales applicables
• CompanyBelgium ne peut être tenu responsable des sanctions, amendes ou conséquences résultant d'un manquement à vos obligations de vigilance
• Les scores de solvabilité, indicateurs de risque et évaluations financières restitués par le module Intelligence financière sont des analyses ponctuelles (snapshots) à un instant déterminé, issues d'un modèle mathématique et statistique appliqué à des données publiques ; ils ne constituent en aucun cas des notations de crédit au sens du Règlement (CE) n° 1060/2009 du Parlement européen et du Conseil sur les agences de notation de crédit, ni un conseil en investissement, ni un conseil financier, et CompanyBelgium n'est pas, et n'agit pas en qualité d'agence de notation de crédit

10. Module Comptabilité et Immobilisations

Le Module Comptabilité offre un plan comptable normalisé belge (PCMN), des journaux, la tenue d'écritures en partie double, la gestion des exercices fiscaux, le lettrage, les états financiers (balance, grand livre, bilan, compte de résultat) et le registre des immobilisations. Ce Module est un outil de tenue et de restitution comptable ; il ne se substitue pas à un expert-comptable, un comptable agréé ou un réviseur d'entreprises. Vous êtes seul responsable de l'exactitude des écritures, du respect des principes comptables et des obligations de dépôt et de déclaration applicables à votre Organisation. CompanyBelgium ne garantit pas la conformité des traitements comptables à votre situation et recommande la validation de vos comptes par un professionnel qualifié.

11. Module Ressources humaines et Paie

Le Module Ressources humaines vous permet de gérer le registre du personnel, les contrats, les congés, les notes de frais, les prestations et les fiches de paie, avec un portail self-service destiné aux employés. Le Module peut intégrer des données issues de prestataires de gestion sociale tiers. Vous agissez en qualité d'employeur et demeurez seul responsable du respect du droit du travail et de la sécurité sociale, du calcul et du paiement des rémunérations, des cotisations et du précompte, de l'exactitude des données saisies et des obligations déclaratives. CompanyBelgium fournit un outil de gestion et ne se substitue pas à un secrétariat social ni à un conseil en droit social.

12. Module Recrutement

Le Module Recrutement vous permet de publier des offres d'emploi et de gérer les candidatures, les entretiens et les viviers de candidats. Les offres d'emploi sont soumises à une validation préalable par notre équipe ; CompanyBelgium se réserve le droit de refuser ou de retirer toute offre contraire aux présentes Conditions, à la loi ou à l'ordre public, notamment toute offre discriminatoire ou trompeuse. Vous êtes seul responsable du contenu des offres, du traitement loyal des candidatures et du respect de la législation applicable au recrutement et à la protection des données des candidats.

13. Module Site web

Le Module Site web met à votre disposition un éditeur de site, des outils d'identité visuelle, de référencement (SEO) et la possibilité de diffuser votre site sur un domaine personnalisé. Vous êtes seul responsable du contenu publié, de sa licéité, du respect des droits de propriété intellectuelle des tiers et de la conformité de votre site (mentions légales, protection des données, accessibilité). Vous garantissez détenir les droits nécessaires sur les textes, images et éléments téléversés. La connexion d'un domaine personnalisé s'effectue sous votre responsabilité ; vous demeurez titulaire et responsable du nom de domaine concerné.

14. Module Automatisations et Collaboration

Le Module Automatisations vous permet de définir des règles déclenchées par des événements afin d'orchestrer vos flux internes. Le Module Collaboration offre une messagerie en temps réel et des appels audio/vidéo entre Membres. Vous êtes responsable de la configuration de vos automatisations et de leurs conséquences, y compris des messages, notifications ou actions qu'elles génèrent. Les échanges réalisés via le Module Collaboration relèvent de votre responsabilité et de celle de vos Membres ; vous vous engagez à en faire un usage professionnel, licite et respectueux.

15. API et accès développeur

L'API est accessible au moyen de clés d'identification (clé publique et secret) générées depuis votre espace développeur. L'accès interne, depuis le site CompanyBelgium, et l'accès externe, au moyen de clés API, sont soumis à des limites de requêtes et à des quotas dépendant de votre plan. Vous pouvez consulter vos statistiques d'utilisation et l'état des Services depuis votre espace. Nous pouvons faire évoluer l'API (versions, points de terminaison, formats) et nous nous efforçons d'annoncer à l'avance les changements susceptibles d'avoir un impact significatif. L'usage de l'API reste soumis aux règles d'utilisation autorisée des présentes Conditions.

16. Abonnements, plans et paiement

Les Services sont proposés selon différents plans d'abonnement, gratuits ou payants, dont les fonctionnalités, limites et tarifs sont décrits sur le site. Les abonnements payants sont facturés d'avance, selon la périodicité choisie, et reconduits automatiquement pour une période identique sauf résiliation avant l'échéance. Les paiements sont traités par un prestataire de paiement tiers ; vous garantissez disposer des autorisations nécessaires sur le moyen de paiement utilisé. Sauf disposition légale impérative contraire, les sommes versées ne sont pas remboursables. En cas de défaut de paiement, l'accès aux Services peut être suspendu après mise en demeure restée sans effet. Nous pouvons modifier nos tarifs ; les nouveaux tarifs s'appliquent à compter de la période de renouvellement suivante, moyennant information préalable.

17. Période d'essai gratuite

CompanyBelgium peut proposer une période d'essai gratuite ou une offre de découverte donnant accès à tout ou partie des Services pendant une durée déterminée. À l'issue de la période d'essai, l'accès aux fonctionnalités payantes peut être interrompu ou basculer vers un plan payant selon les modalités annoncées lors de la souscription. Une période d'essai ne peut être utilisée de manière abusive, notamment par la création de comptes multiples. CompanyBelgium se réserve le droit de modifier ou de mettre fin à toute offre d'essai à tout moment.

18. Données client et propriété intellectuelle

Les données d'entreprises proviennent de la BCE/KBO et constituent des données publiques du SPF Économie. La Plateforme, l'API, le code source, les bases de données, la documentation, les marques et le design demeurent la propriété exclusive de CompanyBelgium et d'Espero-Soft Informatiques SRL et sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. Aucune disposition des présentes ne vous confère de droit sur ces éléments, hormis le droit d'utiliser les Services conformément aux Conditions. Le Contenu Client (données, fichiers et documents que vous téléversez ou générez) demeure votre propriété ; vous concédez à CompanyBelgium une licence limitée, non exclusive et strictement nécessaire à l'hébergement, au traitement et à la fourniture des Services. CompanyBelgium peut établir des statistiques anonymisées et agrégées à des fins d'amélioration des Services.

19. Disponibilité et niveau de service

Nous nous efforçons d'assurer une disponibilité des Services de 99,9 % sur une base annuelle. Cet objectif n'a pas valeur de garantie contractuelle, sauf engagement particulier souscrit séparément. Des opérations de maintenance, planifiées ou imprévues, ainsi que des interruptions indépendantes de notre volonté, peuvent affecter l'accès aux Services. Nous nous efforçons d'annoncer à l'avance les maintenances planifiées et d'en réduire l'impact.

20. Limitation de responsabilité

Les Services sont fournis « en l'état » et « selon disponibilité ». Dans les limites autorisées par le droit belge, CompanyBelgium ne peut être tenu responsable, notamment, des :

• Dommages indirects, pertes de profits, de chiffre d'affaires, de clientèle, de données ou d'opportunités commerciales
• Interruptions de service dues à des facteurs externes (maintenance, panne du fournisseur BCE, défaillance d'un prestataire, force majeure)
• Inexactitudes, omissions ou obsolescence des données issues de sources publiques ou de tiers
• Décisions comptables, fiscales, sociales, juridiques ou de conformité prises sur la base des informations ou outils fournis
• Erreurs, omissions ou non-conformités dans les documents (factures, devis, contrats, écritures, déclarations, fiches de paie) générés à partir des données saisies par l'Utilisateur
• Pertes de contenu ou de données résultant d'une mauvaise utilisation, d'une suppression par l'Utilisateur ou d'un défaut de sauvegarde de sa part
• Contenus, configurations ou automatisations créés ou paramétrés par l'Utilisateur, ainsi que de leurs conséquences
• Préjudices résultant d'un accès non autorisé au compte de l'Utilisateur consécutif à un défaut de confidentialité de ses identifiants
• Dommages causés par des virus, vers, chevaux de Troie ou codes malveillants ayant pu transiter par la Plateforme ou par des fichiers téléchargés depuis celle-ci, malgré la mise en œuvre de mesures de protection raisonnables
• Contenu, fiabilité, disponibilité ou licéité des sites web et pages tiers liés depuis la Plateforme à titre purement informatif, qui n'ont pas été vérifiés par CompanyBelgium et n'engagent que leurs éditeurs respectifs

21. Plafond de responsabilité et garanties

Les Services sont fournis sans garantie expresse ou implicite de qualité marchande, d'adéquation à un usage particulier ou d'absence d'erreur. Nous ne garantissons pas l'exactitude, l'exhaustivité ni l'actualité des données issues de sources publiques ou de tiers. Dans les limites autorisées par la loi, la responsabilité totale et cumulée de CompanyBelgium, toutes causes confondues, est limitée au montant des sommes effectivement payées par le Client au titre des Services au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage. Les présentes limitations et exclusions ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute lourde, ni en cas de dommage causé à la vie ou à l'intégrité physique d'une personne, ni dans les cas où la loi belge les interdit.

22. Indemnisation

Vous vous engagez à indemniser et à garantir CompanyBelgium, Espero-Soft Informatiques SRL ainsi que leurs dirigeants et collaborateurs contre toute réclamation, action, condamnation, dommage, perte ou frais raisonnables (en ce compris les frais de défense) résultant d'une utilisation des Services contraire aux présentes Conditions ou à la loi, d'une atteinte aux droits d'un tiers, ou du Contenu Client que vous avez téléversé, généré ou diffusé.

23. Confidentialité et sécurité du compte

Vos clés API, identifiants et accès sont strictement confidentiels. Vous vous engagez à prendre toutes les mesures raisonnables pour en préserver la confidentialité, restreindre les accès au sein de votre Organisation et empêcher tout accès non autorisé. L'activation de l'authentification renforcée, lorsqu'elle est disponible, est recommandée. En cas de compromission, de perte ou de suspicion d'utilisation frauduleuse, vous devez nous en informer sans délai à security@espero-soft.com et procéder immédiatement à la régénération de vos clés et au changement de vos identifiants depuis votre espace.

24. Suspension et résiliation

Vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment depuis votre espace, la résiliation prenant effet à la fin de la période en cours. Nous pouvons suspendre ou résilier votre accès, en tout ou en partie, en cas de violation des présentes Conditions, d'utilisation abusive, frauduleuse ou illicite, de défaut de paiement, de risque pour la sécurité de la Plateforme, ou d'exigence légale ou réglementaire. Lorsque les circonstances le permettent, la suspension est précédée d'un avertissement. La résiliation n'ouvre droit à aucun remboursement des sommes déjà versées, sauf disposition légale impérative contraire.

25. Réversibilité et export des données

Pendant la durée de votre abonnement, vous pouvez exporter le Contenu Client au moyen des fonctionnalités prévues à cet effet. Après la résiliation ou l'expiration de votre compte, le Contenu Client est conservé pendant une période transitoire raisonnable afin de vous permettre de le récupérer, puis supprimé de manière sécurisée, sous réserve des durées de conservation imposées par la loi (notamment en matière comptable, fiscale et sociale) et des sauvegardes techniques. Il vous appartient d'effectuer vos propres copies de sauvegarde des données et documents que vous jugez essentiels.

26. Protection des données personnelles

Le traitement des données à caractère personnel collectées dans le cadre de l'utilisation de nos Services est régi par notre Politique de confidentialité, conforme au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Pour les traitements de données de tiers que vous réalisez via les Modules, les rôles respectifs des parties sont précisés à l'article 6 des présentes ; un accord de traitement des données (DPA) distinct peut être conclu sur demande.

27. Force majeure

CompanyBelgium ne pourra être tenu responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 5.226 du Code civil belge, notamment : catastrophe naturelle, incendie, cyberattaque d'envergure, panne généralisée d'infrastructure Internet ou d'électricité, décision gouvernementale, conflit armé, épidémie, ou défaillance d'un prestataire d'hébergement ou de télécommunications indépendante de notre volonté.

28. Divisibilité, modifications et droit applicable

Si une ou plusieurs clauses des présentes Conditions étaient jugées invalides, nulles ou inapplicables, les autres clauses conserveraient leur pleine force et effet, la clause concernée étant remplacée par une disposition valide se rapprochant au maximum de l'intention initiale des parties. Nous pouvons modifier les présentes Conditions à tout moment ; les modifications sont publiées sur cette page avec leur date d'entrée en vigueur et, en cas de changement substantiel, font l'objet d'une information préalable. La poursuite de l'utilisation des Services après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation de celles-ci. Les présentes Conditions sont régies par le droit belge. Tout litige relève des tribunaux compétents de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, sans préjudice des dispositions impératives du droit de la consommation permettant au consommateur de saisir les juridictions de son domicile.

29. Contact

Pour toute question relative aux présentes Conditions, vous pouvez contacter Espero-Soft Informatiques SRL (BE 1033.022.383), éditeur de CompanyBelgium, à l'adresse info@espero-soft.com ou par téléphone au +32 484 711 719. Pour les questions de sécurité, écrivez à security@espero-soft.com.